Inforay Telray

• Overige sectoren

• Processen

• Budgetplanner
• Consolidatie
• Inkoopfactuurcontrole
• Planbord
• Telray

• Overheid

• Handel en
  (project)industrie

• Financiële sector

Download de brochure 'Inforay Telray'

Facilitaire kosten automatisch registreren en doorbelasten

Voor bedrijven die facilitaire kosten doorbelasten aan de gebruikers, is Telray een tijdsbesparende oplossing waarmee u kosten beter kunt analyseren en automatisch kunt doorbelasten. Met de zeer gedetailleerde analysemogelijkheden van Telray krijgt u tot op het niveau van de gebruiker inzicht in de kosten, waardoor u deze beter kunt beheersen. Elke gebruiker kan ook online zijn eigen kosten inzien. Daarnaast biedt Telray de mogelijkheid facturen van leveranciers af te zetten tegen de geregistreerde kosten. De verdeling van kosten gebeurt in Telray volledig automatisch en met een druk op de knop kunt u een interne factuur genereren. Telray is een kant-en-klare oplossing die toch flexibel is aan te passen en uit te breiden.

Handwerk en hoofdbrekens

Bij veel bedrijven wordt een aanzienlijk deel van de totale uitgaven bepaald door de kosten voor facilitaire diensten. Vooral de kosten van vaste en mobiele telefonie drukken zwaar op het budget. Reden genoeg dus om deze kosten goed in de hand te willen houden.

Onder het motto ‘de gebruiker betaalt’ worden telefoniekosten in grotere bedrijven daarom vaak doorbelast aan de afdeling of vestiging die de kosten heeft gemaakt. Facturen van leveranciers komen echter meestal centraal binnen en zijn vaak niet of nauwelijks gespecificeerd. Het is dan ook een uitermate arbeidsintensief en tijdrovend karwei om uit te zoeken aan wie welke kosten precies kunnen worden toebedeeld.

De huidige beschikbare softwareproducten voor telecomkostenregistratie zijn weliswaar vaak goed in het registreren van CDR-logbestanden (Call Detail Records), maar niet erg flexibel. De standaard rapporten bevatten meestal net niet die informatie die u zou willen zien en rapporten kunnen niet makkelijk worden verspreid. Daarnaast is het onderhouden van gegevens over bijvoorbeeld medewerkers en tarieven vaak niet erg gebruikersvriendelijk. Bovendien vergt het nog steeds veel tijd en handwerk om de geregistreerde CDR-bestanden te analyseren en tot een juiste kostenverdeling te komen.

Online oplossing

Inforay heeft daarom een nieuwe oplossing ontwikkeld voor het registreren en monitoren van telecomkosten: Telray. Deze oplossing is gebaseerd op de Monitoringtechnologie van Inforay en bestaat standaard uit vier Monitors:

• Monitor Kostenoverzicht: geeft diepgaand inzicht in de kosten, tot op het niveau van een extensie.

• Monitor Analyse: uitgebreide analyses maken van alle gegevens die uit de CDR-bestanden zijn af te leiden.

• Monitor Afdelingfactuur: automatisch een interne factuur genereren, eventueel met opslag.

• Monitor Providerfactuur: facturen van leveranciers afzetten tegen de geregistreerde kosten.

Telray is volledig web-based, wat betekent dat u de Monitors op elk gewenst moment en vanaf elke plek online kunt openen. U hebt geen training nodig om Telray te gebruiken. Bovendien is het snel te implementeren en makkelijk te onderhouden. Telray is in de basis een oplossing voor telecom. Echter, door de grote flexibiliteit is het goed mogelijk het product uit te breiden voor andere monitoring doeleinden.

Uitgebreide mogelijkheden

Telray kan eenvoudig worden aangesloten op bestaande gegevensbronnen in uw organisatie. Zo kan Telray bijvoorbeeld gebruik maken van reeds aanwezige gegevens over uw organisatiestructuur en medewerkers, bijvoorbeeld uit uw HRM-systeem. U hoeft deze gegevens dan niet opnieuw in te voeren en maar op één plaats te onderhouden. Als u niet beschikt over dergelijke digitale gegevens, is het uiteraard wel mogelijk deze in Telray in te voeren.

Datzelfde geldt voor gegevens over uw leveranciers en hun tarieven. In de beheermodus van Telray kunt u zeer gedetailleerd de tarievenstructuur per trunk per provider vastleggen. De ingebouwde collector in Telray haalt geheel automatisch gegevens (CDR-bestanden) op van bijvoorbeeld de telefooncentrale, van één of meerdere locaties tegelijk. Op basis van het gebelde nummer en het tijdstip kunnen zo automatisch de juiste kosten worden geregistreerd.

In de beheermodus kunt u ook de facturen van de providers invoeren. Op basis van de periode kan dan in de Monitor Providerfactuur worden gecontroleerd of de gefactureerde kosten overeenkomen met de geregistreerde kosten. Door telefoonextensies te koppelen aan kostenplaatsen en afdelingen, worden de kosten automatisch juist verdeeld op basis van het nummer van de beller. In de Monitor Kostenoverzicht kunnen de kosten dan worden opgevraagd per afdeling, per kostenplaats, en zelfs per extensie. In de Monitor Afdelingfactuur kunt u vervolgens een interne factuur genereren en deze afdrukken of per e‑mail versturen. Het is zelfs mogelijk Telray zo in te stellen dat het privé-gebruik van mobiele telefoons per werknemer kan worden doorbelast.

Het is mogelijk medewerkers op diverse niveaus toegang te geven tot de kostenoverzichten. Omdat Telray web-based is, zijn deze overzichten makkelijk online te benaderen, bijvoorbeeld via het intranet. Zo kunt u iedereen inzicht geven in zijn eigen kosten. Bewustwording is vaak al een eerste stap naar kostenreductie.

De Monitor Analyse biedt uitgebreide mogelijkheden voor het analyseren van alle gegevens die uit de CDRbestanden kunnen worden afgeleid. Zo kunt u bijvoorbeeld interne of externe fraude detecteren, of een analyse maken van de bereikbaarheid of het inkomend verkeer op servicenummers. Ook kunt u elk gesprek herleiden op basis van nummer beller, nummer gebeld, gespreksrichting, datum en tijd.

Naast de standaard Monitors in Telray, zijn er diverse uitbreidingen mogelijk, afhankelijk van uw behoefte. Denkt u bijvoorbeeld aan een Monitor Bereikbaarheid, waarin u continu de bereikbaarheidspercentages kunt monitoren. Maar Telray kan ook worden ingericht voor andere facilitaire diensten, zoals werkplekken, netwerken, hardware, software en nutsvoorzieningen.