Inkoopfactuurcontrole voor overheden

• Overige sectoren

• Processen

• Overheid

• Toepassingen
• Klantcase Belastingdienst
• Klantcase CLO
• Partners

• Handel en
  (project)industrie

• Financiële sector

Download de brochure 'Inforay Inkoopfactuurcontrole voor overheden'

Online controleren en fiatteren

Voor organisaties met een centrale financiële administratie en een decentrale fiatteringstructuur, is Inkoopfactuurcontrole een efficiëntieverhogende uitbreiding op de financiële software van bijvoorbeeld Centric, Decade, Consist, PinkRoccade en dergelijke. Inkoopfactuurcontrole maakt het mogelijk inkoopfacturen online te controleren en fiatteren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de ingevoerde factuurgegevens uit uw financiële pakket, met daaraan gekoppeld een scan van elke factuur. Facturen hoeven niet langer te worden rondgestuurd en kunnen dus niet zoekraken. Bovendien kunt u op elk moment, vanaf elke werkplek het verwerkingsstadium van facturen opvragen en dus direct ingrijpen bij vertraging. Met de inzet van Inkoopfactuurcontrole verhoogt u de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces, waardoor de daaruit voortvloeiende werkdruk wordt verlaagd. Inkoopfactuurcontrole is bovendien gunstig geprijsd, omdat het snel is te implementeren.

Onder op de stapel

De telefoon gaat. Aan de lijn een ontevreden leverancier die vraagt wanneer zijn factuur eindelijk wordt betaald. Tja, die factuur, waar zou die zijn gebleven? Via de centrale administratie, de interne postkamer, de afdelingssecretaresse en de controlemedewerker, eindigt het spoor in de papierberg op het bureau van de budgetbeheerder. Maar die zal de factuur nu meteen aftekenen en terugsturen. Herkenbaar? Vast wel, als in uw organisatie inkoopfacturen centraal binnenkomen, maar op de afdeling of vestiging worden gecontroleerd en gefiatteerd.

Op de hierboven geschetste manier, duurt de verwerking van een enkele inkoopfactuur dagen, zo niet weken. Ook het e-mailen van gescande facturen biedt geen soelaas. Weliswaar raken facturen dan niet meer zoek, maar u heeft nog steeds geen inzicht in het verwerkingsstadium waarin een factuur zich bevindt en bij wie een eventuele vertraging optreedt. Daardoor bent u onnodig veel tijd kwijt met het te woord staan van crediteuren en het opsporen van facturen.

Boven op de voortgang

Met Inkoopfactuurcontrole slaat u twee vliegen in één klap. U hoeft geen facturen meer rond te sturen en u heeft bovendien voortdurend inzicht in het actuele verwerkingsstadium van elke factuur. Mocht er ergens een vertraging optreden, dan weet u meteen wie u daarop kunt aanspreken. De gehele verwerking van een factuur gebeurt online en is dus ook online te volgen. De factuur zelf hoeft de financiële administratie niet meer te verlaten, en kan dus ook niet meer zoekraken.

Inkoopfactuurcontrole is een webapplicatie op basis van monitoringtechnologie. Via het informatiemodel, de X­Ray wordt een directe koppeling gemaakt met de database van uw financiële pakket, zodat u factuurgegevens maar één keer hoeft in te voeren. Aan deze gegevens wordt in Inkoopfactuurcontrole een scan gekoppeld van elke factuur. Vervolgens kunnen de facturen online worden gecontroleerd en gefiatteerd door de betreffende medewerkers. Vanaf elke plaats en op elk gewenst moment. Een factuur kan zo vele malen sneller worden afgehandeld en betaald. Omdat iedereen op dezelfde manier werkt, kunnen bovendien bij afwezigheid van een collega eenvoudig diens taken worden waargenomen.

De gegevens in Inkoopfactuurcontrole worden in een aparte tabel opgeslagen, dus de oorspronkelijke factuurgegevens blijven altijd intact. Er hoeft ook niets te worden aangepast in uw financiële pakket. De investeringskosten voor Inkoopfactuurcontrole zijn bovendien laag, omdat het snel is te implementeren. De oplossing wordt binnen een maand werkend opgeleverd. De belasting voor uw organisatie bedraagt daarbij maximaal drie dagen voor het aanleveren van organisatiespecifieke gegevens en de inzet van een netwerkof systeembeheerder bij de installatie.

Intuïtief en intelligent

Door de intuïtieve interface is Inkoopfactuurcontrole gemakkelijk te bedienen. U kunt er zo mee aan de slag. Het product bestaat eigenlijk uit drie monitors: één voor de crediteurenadministratie, één voor de medewerker die de factuur moet controleren, en één voor de budgetbeheerder. De verwerking van een factuur begint op de crediteurenadministratie. Nadat de factuur is ingevoerd in het financiële pakket, koppelt de administratiemedewerker in Inkoopfactuurcontrole de juiste scan aan de factuur. De scans kunnen worden gearchiveerd in een map op het netwerk of in een Documentair Informatie Systeem.

Het koppelen van een scan aan de bijbehorende gegevens in het financiële pakket gebeurt door de juiste mutatiesoort en het juiste documentnummer in te voeren. De administratiemedewerker kruist vervolgens de controlereden aan en kan eventueel nog commentaar toevoegen. Op basis van de gegevens in het financiële pakket, komt de factuur dan automatisch terecht bij de juiste controlemedewerker.

De controlemedewerker krijgt in een uitgebreid scherm alle factuurdetails te zien, waaronder de leveranciergegevens. Daarnaast kan hij de factuurscan en de boekingen opvragen. Hij kan de factuur vervolgens goedkeuren of afkeuren. Een afgekeurde factuur komt weer terug bij de crediteurenadministratie, een goedgekeurde factuur komt op basis van de hoogte van het factuurbedrag automatisch terecht bij de juiste budgetbeheerder.

Voor de budgetbeheerder zijn dezelfde factuurdetails beschikbaar als voor de controlemedewerker. Ook hij kan de factuur goedkeuren of afkeuren onder opgaaf van reden en met toevoeging van eventueel commentaar. Afgekeurde facturen gaan terug naar de controlemedewerker. Goedgekeurde facturen worden ten slotte door de crediteurenadministratie betaalbaar gesteld en afgehandeld. Op basis van de hoogte van het factuurbedrag wordt een factuur ingedeeld bij automatisch of handmatig te betalen facturen. Eventueel kunnen deze gegevens in een batch job worden teruggekoppeld naar het financiële pakket.

De factuurverwerking kan vanaf elke werkplek nauwlettend worden gevolgd. Geautoriseerde medewerkers kunnen een overzicht opvragen van de facturen in elk stadium. Dit overzicht toont onder andere de datum dat een factuur in behandeling is gegeven en welke medewerker ermee bezig is. Daarnaast zijn er voor de crediteurenadministratie aanvullende overzichten beschikbaar, waaronder de afgekeurde en te betalen inkoopfacturen. De budgetbeheerders kunnen een extra overzicht opvragen van de facturen die in behandeling zijn gegeven aan controlemedewerkers. Zo is het proces van factuurverwerking beter te bewaken en wordt de tijd die ermee is gemoeid sterk verkort.